Med nya tidens sätt att tänka och spara och lagra allt på ett molnbaserat plan, kan du numera arkivera din data genom smarta system direkt i din enhet. Eftersom pappersdokument blir alltmer ovanligt så är de flesta handlingar digitala. Men även dessa behöver arkiveras. De papper du har ska dock förvaras säkert och smidigt i ett arkivskåp, medan resten kan lagras i molnet.

Arkivskåp för säker arkivering

Arkivera pappersdokument kan du göra själv om du har bra Arkivskåp och säkra lokaler. Du kan också anlita företag som tar hand om arkiveringen åt dig. Det kostar förvisso en slant men du kan dock vara säker på att dina dokument är i säkra händer.

Om du tar hand om din egen arkivering är det viktigt att du har koll på alla säkerhetsaspekter. Se till att ha de rätta arkivskåpen med säkerhetskoder och passagesystem. Det finns många bra företag som specialiserar sig på säkerhetslarm och dylikt just för den här typen av ändamål.

Arkivera dina viktiga tillgångar

De dokument som finns på ett företag är ofta av sekretessart. Därför är det viktigt att de inte kommer i orätta händer. Om du arkiverar dina dokument på ett fysiskt sätt i skåp och på hyllor är det viktigt att du märker upp vad alla hyllplan eller skåp innehåller så att du snabbt kan få tillgång till dina handlingar när det brådskar. Det som är värt att veta är att trots att du har koll på var dina handlingar gömmer sig och i vilken lokal de ligger, kan det faktiskt vara så att det uppstår en brand eller inbrott – detta trots säkerhetsaspekten. Då kan det vara bra att arkivera digitalt i ett molnbaserat system. När du ska inreda ett datakontor har du ofta fria tyglar men när det kommer till säkerhetslokaler som lagrar riktigt viktiga papper, då är det bara säkerhet du måste fokusera på.

Det finns idag flera företag som specialiserar sig på spårbar arkivering online och med hjälp av deras verktyg kan du direkt komma åt dina handlingar och bestämma vem som har tillgång till dem. Olika branscher behöver olika informationshantering, såsom till exempel försäkringsbranschen, läkemedelsbranschen och branscher som hanterar mycket logistik.

Enkelt för dig som jobbar med data

Du som kanske själv har ett företag som hanterar eller jobbar med mängder av data är ofta mer van att arbeta med olika molnbaserade program. De verktyg som finns på marknaden för digital arkivering kan synka alla dina datasystem och mata in information som du lätt kan komma åt när du behöver den. Du måste kunna få en blixtsnabb tillgång till alla dina dokument men samtidigt vara helt säker på att ingen kan hacka sig in i systemet och komma åt dina handlingar.